Office manager

311_03_van nelle fabriek_rotterdam_wesseldejongearchitecten_FK_herbestemming_renovatie

Ben jij een duizendpoot en heb je zin op een architectenbureau te werken? Heb je graag alle touwtjes in handen? Sta je altijd met een vriendelijke en enthousiaste toon onze klanten en kandidaten te woord?

Wij zijn een architectenbureau en al 20 jaar gespecialiseerd in herbestemming en transformatie van de bestaande gebouwde omgeving, waaronder veelal jonge monumenten. Wij werken aan iconische rijksmonumenten en aan transformatieopgaven binnen gebiedsontwikkelingen met een historische context. We zijn een enthousiast team van 15-20 architecten, bouwkundigen, ontwerpers en stagiaires.

Wij zoeken iemand met ruime ervaring die direct aan de slag kan, die zorgt dat de bureauorganisatie op rolletjes loopt en de twee directieleden proactief ondersteunt. Iemand die meedenkt, bewaakt, regelt en uit handen neemt. De invulling van deze rol vraagt inzicht in de organisatie, structuur, processen en ontwikkelingen. Je bent de schakel tussen de diverse vakgebieden en de spil in de organisatie.

Wat ga je als office manager doen?

  • Agendabeheer van WDJA en twee directie;
  • Beheer van de arbeidscontracten, ziekte- en vakantiedagen;
  • Ondersteunen van de teams/ directie in de administratieve werkzaamheden; uitzoekwerk; organisatie reizen; PR-planning;
  • Organiseren van (online) interne en externe events;
  • Opstellen, behandelen en bewaken van E-mail en post;
  • Verzorgen van financiële administratie, factureren;
  • Administratieve taken uitvoeren zoals bijv. opmaken van overeenkomsten, verslagen, notulen, functieprofielen, rapportages en opdrachtbevestigingen;
  • Onderhouden en actualiseren van adresbestand, projectenoverzicht enz.;
  • Voorzien van kantoorbenodigdheden en -faciliteiten, onderhouden van contact met leveranciers;
  • Ondersteuning bij tenders, prijsvragen.

Wat breng je mee?

  • Een uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal;
  • Gedegen kennis van Office, met name Outlook, Word en Excel;
  • Hands-on mentaliteit, een groot verantwoordelijkheidsgevoel, bestendig om af en toe onder hoge druk te werken;
  • Goede contactuele vaardigheden, organisatievermogen, probleemoplossend denkvermogen en heldere communicatie;
  • Accuratesse, representativiteit en initiatief zijn belangrijk;
  • Zowel zelfstandig, als in teamverband kunnen werken – gevoel voor humor.

Wat krijg je ervoor terug?

  • Een afwisselende, zelfstandige functie in een plezierige werkomgeving. Het salaris is afhankelijk van leeftijd en ervaring. De CAO voor personeel van architectenbureaus is van toepassing;
  • Een prachtige werkplek in de inspirerende Van Nellefabriek (Unesco erfgoed) in Rotterdam;
  • Een week waarin niets het zelfde is, waarin jouw werkzaamheden afwisselen van operationele taken tot het ondersteunen van jouw collega’s.

Klinkt dit als echt iets voor jou? Zoek je op korte termijn een nieuwe uitdaging? Stuur dan je cv en motivatiebrief naar info@wdjarchitecten.nl en wie weet ben jij straks onze nieuwe onmisbare collega!

If you don’t speak and write Dutch, please don’t apply for this position!